Компания купила ATS и не открыла отказ

Внедрение ATS отмечают галочкой в день, когда рекрутер впервые вошёл в систему. Порядок появляется. Вместе с ним появляется слепая зона: люди, которых порог убрал до того, как их прочитали.

Что такое эта система и чем она отличается от авторазбора hh, я разобрал в тексте что такое ATS. Здесь один вопрос. Зачем компания включает фильтр и не сверяет его с тем, кого она этим фильтром потеряла.

Покупка закрывает хаос

До системы отклики лежат в почте, в чате и в таблице. Письмо уходит в спам, и карточки как будто не было. После системы те же люди лежат в этапах. Это полезная перестановка. Руководитель видит воронку. Рекрутер не ищет резюме по слову в переписке.

Польза заканчивается в день настройки. Кто-то ставит обязательные поля, минимальный стаж, город, стоп-слова, автоотказ. Делает это быстро. Внедрение измеряют запуском, а не очередью через месяц.

Галочку уже поставили.

Через месяц вакансия открыта. В отказе десятки карточек. В отчёте строка «мало релевантных». Релевантные могут лежать в отказе. Их никто не перечитывал, потому что цель внедрения уже закрыта.

Цену типичного внедрения в России я не знаю. Прайс вендоров в этот текст не ставлю: открытой одной цифры, которую можно честно перенести, у меня здесь нет. Механика от цены не зависит. Дорогая система с непроверенным порогом теряет людей так же, как дешёвая. Разница в счёте за лицензию. Очередь на чтение в обоих случаях кривая.

На совещании о запуске показывают этапы и права доступа. Отказ в повестку не кладут. Его считают техническим хвостом, который «само рассосётся», когда рекрутеры освоят клики. Клики осваивают. Хвост остаётся.

Кнопка отказа есть

Greenhouse публично показывает, что платформа умеет писать отказанным. Во втором квартале 2024 года только 4 процента из примерно 6500 компаний на этой платформе написали всем, кому отказали. Ещё 13 процентов работодателей на платформе замолчали больше чем половине кандидатов. Цифры приводит Axios 24 сентября 2024 года со слов компании: как Greenhouse считает тишину.

Это клиенты одного вендора. Это США, не рынок hh и не доля «всех работодателей мира». Для разговора о внедрении этого достаточно. Систему купили ради порядка. Письмо отказа у большинства этих компаний до человека не доходит.

Джон Стросс, президент Greenhouse, в том же интервью не списывает молчание на сервер. Кнопка письма в продукте уже есть. На запуске её оставляют хвостом: роль закроют без рассылки, отказ назовут чужой работой, остальных подержат до ответа первого. Ни оффера, ни отказа эти люди не видят.

На совещании о внедрении все три причины звучат мелочью. Рассылку «добавим потом». Тяжёлый разговор «не про продукт». Запас «это же забота, мы их не отвергаем». Для человека, который уже мог закрыть роль, совещание ничего не меняет. Его не предупредили, что он в запасе. Он уходит в процесс, где письмо пришло.

Компания через неделю снова пишет, что подходящих нет. Подходящий был в карточке, которую не довели до письма. Карточка на месте. Человека уже нет.

Фильтр без обратной проверки

Внедрение обычно включает демо и обучение кликам. Реже оно включает один скучный отчёт. Список тех, кого автоотказ снял за неделю. Десять карточек из этого списка, прочитанных человеком. Без этого отчёта фильтр живёт своей жизнью. Его ужесточают, когда пачка кажется большой. Его не ослабляют, когда в отказе оказываются люди с нужной работой, названной другими словами.

Порог по стажу — частый пример, и я его вижу почти в каждой кривой воронке. Вакансия просит пять лет. Человек с четырьмя годами делал ровно эту систему: те же витрины, тот же контур, те же поломки. Автоотказ или сортировка уносят его вниз. Рекрутер смотрит верх пачки, где стаж длиннее, а предмет слабее. Найм замедляется. В отчёте виноват рынок.

Порог по городу на удалёнке работает так же. Человек готов работать из другого города по договору, который компания сама указала в условиях. Фильтр площадки или поле ATS всё равно режет «не тот город». Как площадка режет структурные поля, уже описано здесь: что режет резюме до рекрутера. При внедрении корпоративной системы тот же город часто копируют в настройку «на всякий случай». Всякий случай съедает удалённого человека, которого искали отдельной строкой в вакансии.

Отказ никто не открыл. Копия чужого города живёт как «у нас так принято», пока её не откроют и не назовут вчерашним кликом.

Что сдать, кроме входа в систему

Обучение кликам не показывает, кого порог снял. Сдача для меня выглядит как один прочитанный отказ.

Берут вакансию, которая уже открыта неделю. Выгружают тех, кого автоотказ или жёсткий фильтр убрал до человека. Читают отказ подряд, без отбора «вот этот приятнее». На каждой отвечают вслух: эта работа в опыте есть или её нет. Если в прочитанном отказе уже есть люди на эту роль, настройку ослабляют до повторного прогона. Ждать, пока вакансия простоит месяц, уже поздно: люди из первой пачки к тому времени в других процессах.

Фильтр врёт вакансии. Эту фразу я бы ставил в акт сдачи, когда отказ уже показывает людей на эту работу.

Второй артефакт — письмо. Мне не нужен красивый шаблон на три абзаца. Нужна одна фраза отказа, включённая по умолчанию для тех, кого решили не звать. И отдельное правило на закрытие вакансии: архив не молчит. Пока этого правила нет, кнопка в продукте остаётся декорацией. Люди, которые уже откликнулись, выпадают из найма в тот день, когда роль отметили закрытой. Через месяц роль откроют снова. Старые карточки в новой пачке первыми не стоят.

Третий артефакт — имя владельца фильтра. В карточке настройки должно быть видно, кто сохранил порог и когда. Без имени правило живёт вечно. Его ужесточают, когда пачка кажется большой, и не трогают, когда в отказе лежат нужные люди. Внедрение без владельца порога через квартал никто не узнает. Новый рекрутер примет чужой фильтр за свойство рынка.

Через квартал этот фильтр уже выглядит как «у нас так принято». Принято снимать людей, которых не сверяли с работой. Вакансия при этом может быть про аналитика данных, а порог остался от другой роли, где нужен был офис или другой стаж. Человек на актуальную работу выпадает в первый день. В отчёте внедрения стоит «система запущена». В отказе лежат те, ради кого систему включали.

Дальше покупают ещё размещение и удивляются, что новые отклики похожи на старые. Старые никуда не делись. Их снял фильтр, который никто не переоткрыл.

Первая неделя после запуска

Я бы принимал запуск по четырём вопросам. Факт входа в систему в эту сдачу не входит.

Какие правила снимают карточку до человека, и кто их утвердил. Есть ли раз в неделю просмотр отказа. Просмотр одних «подходящих» эту дыру не закрывает. Включены ли отказные письма для тех, кого решили не звать. Что происходит с карточкой, когда вакансию закрыли: уходит ли письмо остальным или их просто перестают видеть.

Если на последний вопрос ответ «их просто перестают видеть», внедрение порядок не принесло. Оно спрятало потерю. Человек, который откликнулся на ещё открытую роль, остаётся в архиве без единого слова. Следующий найм начинается с нуля, хотя база уже была.

На второй неделе я бы добавил одну привычку. Сравнить текст работы, которую реально надо сделать, с порогами, которые сохранили при запуске. Часто порог переехал из соседней вакансии: офис, стаж, сертификат, город. Соседняя вакансия была про другое. Новая роль удалённая, а город в фильтре остался. Люди, которые закрыли бы задачу, лежат в отказе с первого дня.

Смежные тексты: что такое ATS, карточка есть, письма нет, резюме не прошло ATS.

Цифры 4 процента и 13 процентов — платформа Greenhouse за второй квартал 2024 года в пересказе Axios, не замер российских вакансий и не моя воронка. Сколько подходящих людей теряет «средняя» компания, я отсюда не вычисляю. Вычисляю дыру настройки: фильтр включён, проверка отказа не включена.